Cowork asiakasrekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

KPY Novapolis Oy (”Novapolis”)
Y-tunnus: 2682876-2
asiakaspalvelu@novapolis.fi
Viestikatu 7,
70600 Kuopio

Yhteyshenkilö rekisteriin liittyvissä asioissa

Teemu Pieviläinen
Viestikatu 7,
70600 Kuopio
017 369 7800
asiakaspalvelu@novapolis.fi

2. Rekisterin nimi

Asiakasrekisteri CoWork

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään seuraavia tarkoituksia varten:

• Novapoliksen omistamien CoWork tilojen turvallisuuden takaamiseksi,
• Novapoliksen ja sen asiakkaiden omaisuuden suojaamiseksi,
• turvallisuutta ja omaisuutta vaarantavien tilanteiden, ilkivallan ja rikosten ennaltaehkäisemiseksi sekä mahdollisten turvallisuutta vaarantavien tilanteiden tai tapahtuneiden rikosten selvittämiseksi,
• CoWork tilojen kulkutapahtumien selvittämiseen ja yksilöintiin,
•  laskutus- ja markkinointitarkoituksia varten.

Henkilötietoja ei käsitellä automaattista päätöksentekoa varten.

Rekisteröidyn tietoja käsitellään Novapoliksen tai sen kanssa samaan konserniin kuuluvan yhtiön sekä kiinteistöjen vuokralaisten ja heidän työntekijöidensä oikeutetun edun perusteella.

4. Kerättävät henkilötiedot

• etu- ja sukunimi sekä organisaatio, jonka palveluksessa henkilö on,
• puhelinnumero ja sähköpostiosoite,
• sijaintiedot kiinteistöllä, jotka rekisteröidylle annettu kulkutunniste rekisteröi käytön perusteella (ml. päivämäärät ja kellonajat)
• mahdollinen kameravalvonnasta syntynyt kuvamateriaali.

Henkilötietoja saadaan sekä suoraan rekisteröidyltä itseltään että rekisteröidyn työnantajalta, asiakkaalta tai yhteistyökumppanilta tai muulta taholta, jonka johdosta rekisteröity asioi CoWork tiloissa. Lisäksi henkilötietoja saadaan kulunvalvontajärjestelmästä.

5. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Rekisterissä olevia henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta ulkopuolisille tahoille. Rekisteriä ylläpidetään KPY Novapolis Oy:n valitseman palveluntarjoajan verkkoalustalla. Henkilötietoja käy-tetään ainoastaan CoWork tilojen hallinointiin, tilojen käytön laskutuksen toteuttamista sekä kulunvalvontaa varten. Tietoja voidaan luovuttaa asiakkaille asiakkaan omaisuuteen kohdistuneiden rikosten, ilkivallan tai vahingontekojen selvittämiseksi, todistamiseksi ja asianomistajan oikeuksien käyttämiseksi. Tietoja voidaan luovuttaa myös viranomaisille esitutkintaa tai muuta lakiin perustuvaa tehtävää varten.

Lisäksi rekisterin tietoja (pl. kulkutapahtumia koskevat tiedot) voidaan luovuttaa asiakkaalle hänen oikeutettujen etujensa toteuttamiseksi (esimerkiksi kulkuoikeuksien tarkastamiseksi tai päivittämiseksi).

6. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Asiakastietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle silloin, kun se on palvelun tuottamisen kannalta tarpeellista. Mikäli henkilötietoja luovutetaan EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, otamme huomioon tietosuojalainsäädännön vaatimukset ja tietojen siirron vaikutukset rekisteröidyn oikeuksien ja vapauksien kannalta ja toteutamme tarvittavat suojatoimenpiteet siirron toteuttamiseksi.

7. Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Aulapalvelurekisterin ja kulunvalvontajärjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain erikseen määritellyt rekisterinpitäjän palveluksessa olevat henkilöt. Tietojen käyttöoikeus on vain niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat rekisterin tietoja tehtävissään. Jokaisella käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Rekisterinpitäjä rajoittaa henkilötietoja sisältävien järjestelmien käyttöoikeuksia ja valvoo niiden käyttöä. Tietoja käsittelevät ovat si-toutuneet salassapitovelvoitteeseen.

Tallennetut henkilötiedot säilytetään järjestelmissä, jotka on suojattu palomuureilla, salasanoilla ja muilla teknisillä keinoilla. Henkilötiedot on suojattu rekisterinpitäjän toimesta asiattomalta pääsyltä tietoihin sekä vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta käsittelyltä riittävin teknisin ja organisatorisin toimenpitein.

Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

8. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen CoWork tilojen hallinnoinnin kulunvalvonnan toteuttamista varten. Lähtökohtaisesti kaikki muut tiedot paitsi kulunvalvontatiedot poistuu rekisteristä, kun henkilö poistaa sovelluksen käytöstään tai palauttaa kulkukortin/-avaimen. Kulunvalvontatietoja säilytetään rekisterinpitäjän toimesta enintään kaksi vuotta, jonka jälkeen tiedot poistetaan. Tietoja voidaan säilyttää tämän jälkeen, jos se on tarpeen keskeneräisen viranomais-tutkinnan, oikeuskäsittelyn tai muun vastaavan asian loppuunsaattamiseksi.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin ja pyytää tietojen siirtoa järjestelmästä toiseen. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevien virheellisten henkilö-tietojen oikaisemista. Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa, jolloin poistamme antamasi suostumuk-sen. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada itseään koskevat tiedot poistetuksi, mikäli henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin.

Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus käsittelyn rajoittamiseen, mikäli käsitellyt tiedot ovat rekisteröidyn käsityksen mukaan virheellisiä, niitä käsitellään lainvastaisesti tai rekisteröity on vastustanut käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella.

Rekisteröity voi käyttää edellä mainittuja oikeuksiaan ilmoittamalla siitä Novapolikselle kirjallisesti osoitteeseen asiakaspalvelu@novapolis.fi.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, mikäli se epäilee, että Novapolis ei noudata tietosuoja-asetuksen vaatimuksia ja velvoitteita.